Safeboxでの退職者または定年退職者の取り扱い

従業員が退職・離職する場合、組織内の共有情報を保護することは重要です。以下では、このような場合に対処方法について説明します。

1. 管理者の対応 管理者ページから退職（辞職）した従業員のアカウントを削除する必要があります。

2. データの削除 アカウントを削除すると、特定の例外を除きユーザーデータを削除します。 すべてのデータを削除すると共有レコードに影響が出る可能性があるため、以下のように処理されます。

   1. 唯一の管理者がいるグループ 退職する従業員が唯一の管理者であった場合、そのグループは直ちに削除されます。

   2. 複数の管理者がいるグループ 他にも管理者がいる場合、グループは引き続き有効です。ただし、管理者リストやグループ詳細画面には、退職した従業員が作成者として残ります。

   3. 共有レコード 退職する従業員が共有レコードを編集していた場合、そのユーザー名は「最後の編集者」として表示されます。別のユーザーが更新を行うと上書きされます。

これらの手順に従うことで、OfficeNEXT Safebox は退職・離職に伴うユーザー処理において、共有情報の保護と業務の継続性を確保します。